Realizując serwis dla Poradni Dietetycznej Dietmed mieliśmy postawione dwa cele. Po pierwsze chcieliśmy stworzyć serwis, na którym firma będzie mogła dzielić się swoją wiedzą z zakresu dietetyki oraz zdrowego trybu życia. Z drugiej strony zakładaliśmy stworzenie narzędzia, które usprawni proces rejestracji klientów na wizyty.

W przypadku mniejszych firm, które nie mają pracownika dedykowanego do obsługi rejestracji klientów na wizyty proces ten jest o tyle problematyczny, że klienci mogą dzwonić w nieodpowiednim momencie. Jako nieodpowiedni moment rozumiem czas kiedy pracownik obsługuję klienta i nie jest w stanie odebrać dzwoniącego telefonu. Innym problemem jest posiadanie wspólnego terminarza dla wielu pracowników. W takiej sytuacji nie zawsze pracownik, do którego dzwoni klient jest w stanie określić dostępne terminy wizyty.

Rozwiązaniem tego problemu było stworzenie przez nas narzędzia dostępnego przez stronę internetową firmy, którego zadaniem była obsługa rejestracji klientów. Za pomocą prostego formularza klienci mogli wybrać usługę oraz termin, który ich interesuje. Wyświetlane terminy były aktualizowane po każdej dodanej wizycie przez co odpowiadały realnemu obłożeniu firmy. Dzięki temu eliminowana była możliwość dokonania rejestracji przez kilku klientów w tym samym czasie. Po każdej rejestracji pracownik powiadamiany był e-mailowo o nowej wizycie. Dodatkowo po zalogowaniu się do narzędzia uzyskiwał on szczegółowe informacji odnośnie wszystkich wizyt.

Dzięki wykorzystaniu wspomnianego narzędzia pracownicy mogli skupić się na wykonywaniu „właściwej” pracy zamiast na odbieraniu telefonów z zapytaniem o wolne terminy. Klienci natomiast zyskali możliwość zapisania się na wizytę w dogodnych dla nich warunkach – nie byli ograniczeni np. czasem pracy firmy.

W efekcie wdrożenia narzędzia firma zoptymalizowała jednej z bardziej newralgicznych procesów w firmie jakim była rejestracja klientów, zwiększając tym samym wygodę zarówno pracowników jak i klientów.