Każdy lub niemal każdy przedsiębiorca dochodzi do etapu, w którym zadaje sobie pytanie w jaki sposób mógłby usprawnić pracę swojej firmy, jak zmniejszyć ponoszone koszty, jak zwiększyć zyskowność i efektywność pracy. Standardowym rozwiązaniem tego problemu jest zatrudnienie lepiej wykwalifikowanych pracowników, wykorzystanie produktów wyższej jakości, lepszych technologii oraz procedur, które obniżą koszty i zwiększą jakość oferowanych dóbr. Elementem, który często jest pomijany, a który może znacznie wspomóc działanie firmy jest jej informatyzacja.

Działanie każdej firmy można sprowadzić do listy zadań czy procesów, które realizuje. Każdy pracownik ma określony zakres kompetencji oraz obowiązków, które wykonuje każdego dnia pracy. Część z tych operacji może być z powodzeniem wykonywana przez komputer. Procesami biznesowymi, których automatyzację szczególnie warto rozważyć są operacje powtarzalne, monotonne. Są to działania, które mogą po prostu nudzić pracownika, co wpływa negatywnie na jego efektywność oraz zadowolenie z pracy. Zadania monotonne prowadzą do ich „maszynowego” wykonywania, co sprzyja łatwemu popełnianiu błędów.

Zaletą komputera jest to, że zawsze wykona powierzone zadanie w taki sam sposób dokładnie tak, jak narzuca mu to algorytm. Komputer ma też dodatkowe korzyści – nie choruje (przynajmniej zbyt często:)) oraz ma 24 godzinny dzień pracy. Wykorzystując systemy informatyczne do realizacji zadań możemy wykonać je dużo szybciej co poza redukcją czasu daje nam także redukcję kosztów.

Informatyzacja firmy jest korzystna z punktu widzenia każdej osoby związanej z firmą. Właścicielowi pozwala na lepsze zarządzanie oraz podniesienie efektywności firmy. Pracownicy pozbywają się nudnych zadań, co zwiększa komfort ich pracy. Klienci oraz partnerzy mogą w prostszy sposób uzyskać dostęp do interesujących ich danych.

Początkowo właścicielowi może być ciężko wytypować procesy do automatyzacji. Rozmowa z pracownikami powinna znacznie rozwiązać problem. Sami będą mogli nam powiedzieć, które z wykonywanych zadań są najbardziej monotonne i należałoby je zautomatyzować. Jeśli pracownicy zaangażują się w ten proces uzyskamy niemal idealną listę zadań. Alternatywnym sposobem jest zatrudnienie zewnętrznej osoby, która zna się na optymalizacji, a następnie przedstawienie jej swojego biznesu. Na tej podstawie oraz po rozmowie z pracownikami osoba ta wytypuje listę procesów, których automatyzacja najkorzystniej wpłynie na działania firmy. Koniecznym jest przedstawienie dokładnego opisu firm. Każda firma działa inaczej, funkcjonują w niej inne standardy, inne sposoby realizacji poszczególnych operacji. Bez wcześniejszej analizy przedsiębiorstwa optymalizacja w dużej mierze skazana jest na porażkę. Stworzony system informatyczny nie będzie odpowiadał sposobowi działania firmy. Zamiast dostosować system do firmy będziemy musieli dostosować firmę do systemu.

Przykładowymi operacjami do optymalizacji mogą być:

  • sprawdzanie stanu konta celem odnotowania płatności dokonanych przez klientów,

  • komunikacja z dostawcami w przypadku sklepów (informowanie o wyczerpaniu stanów magazynowych),

  • automatyczne księgowanie płatności,

  • udostępnienie klientom informacji o statusie realizacji ich zamówień

Optymalizacja przedsiębiorstwa przez informatyzację cechuje się najlepszym stosunkiem kosztów inwestycji do osiągniętych efektów. W większości przypadków wdrożenie systemu informatycznego jest kosztem jednorazowym w przeciwieństwie do zatrudniania coraz większej liczby pracowników. Wydawać by się mogło, że informatyzacja firmy jest procesem bardzo kosztowym. Nie jest to do końca prawdą, gdyż nie zawsze musimy informatyzować całe firmy. W przypadku MŚP możemy wyodrębnić kilka procesów, których automatyzacja niesie za sobą największe korzyści. Nie ma sensu automatyzowania wszystkich procesów, ponieważ dla wielu z nich koszt wdrożenia będzie większy niż osiągnięta korzyść.Należy mieć na uwadze, że tworzone narzędzia skupiają się na realizowanych funkcjonalnościach, a nie na zbędnych dodatkach (np. grafice ), które mogłyby zwiększać koszt. Grafika jest maksymalnie uproszczona, zamiast na efektowności i „efekcie WOW” skupia się ona na użyteczności i prostocie użytkowania.

Zlecając stworzenie narzędzi optymalizujących pracę należy na nie patrzeć nie jak na koszt ale jak na inwestycję. Wdrożenie systemu informatyczne bezpośrednio przekłada się na oszczędność czasu pracowników, co obniża koszty ponoszone przez firmę. Wdrożenie systemu może także ograniczyć ilość pracowników koniecznych do zatrudnienia bądź też pozwoli efektywniej wykorzystać czas ich pracy.